Avis sur Monday.com : #1 choix des logiciels de gestion de projet ?

Monday.com est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui simplifie la façon dont les équipes gèrent leur charge de travail et communiquent. Nous avons créé cet article pour vous donner nos avis sur Monday, ou Monday.com et pour vous exposer les résultats de nos test Lab de l’équipe NAP

Qui est Monday.com ?

Monday.com, Monday com ou anciennement connu sous le nom de Dapulse, est une application de collaboration en ligne. Les équipes l’utilisent pour organiser et suivre leur travail. Est-ce une application de gestion de projet ? Strictement parlant, non, mais je peux comprendre pourquoi quelqu’un pourrait l’appeler comme ça (plus à venir sur ce sujet).

En réalité, il s’agit plutôt d’une collection de feuilles de calcul hautement personnalisées dans lesquelles chaque membre d’une équipe consigne les tâches qu’il doit accomplir et les met à jour avec des rapports d’état et d’autres informations pertinentes. De cette façon, chaque membre de l’équipe peut voir toutes les tâches actives et leur état d’avancement, ce qui permet de transmettre facilement le travail d’une personne à l’autre ou d’intervenir rapidement si quelqu’un est soudainement indisponible.

Monday.com possède une interface moderne et attrayante, et est assez facile à utiliser. Si l’on considère que des applications similaires offrent un niveau de service gratuit et des options d’abonnement plus simples, Monday.com pourrait être plus compétitif.

Si vous êtes familier avec les applications de gestion du travail, Monday.com peut vous rappeler Airtable ou Asana. Airtable et Monday.com se ressemblent même à bien des égards. Asana est cependant notre choix de la rédaction dans cette catégorie, pour sa flexibilité, sa longue liste d’intégrations prises en charge, sa valeur et son généreux niveau de service gratuit pour les nouveaux arrivants et les petites entreprises.

La solution comporte des tableaux à code couleur qui permettent aux utilisateurs de vérifier rapidement quels projets sont en cours, quelles tâches sont terminées et où les membres de l’équipe sont bloqués. Ces tableaux sont également organisés de manière à indiquer les dates d’échéance et les relations entre les missions.

Les utilisateurs peuvent choisir d’afficher le tableau en fonction du statut, du texte, de la personne, de la chronologie ou de la date. Cela permet aux chefs de projet de trouver facilement les utilisateurs qui sont surchargés ou sous-employés et d’équilibrer les charges de travail. Toutes les communications de l’équipe ont lieu sur chaque tableau afin d’éliminer toute confusion. monday.com est livré avec plus de 200 modèles, et les utilisateurs peuvent personnaliser leurs flux de travail en faisant un glisser-déposer à partir de l’un des 30 types de colonnes.

Prix et plans de Monday.com

Vous pouvez essayer Monday.com gratuitement pendant 14 jours, sans carte de crédit. Après cela, vous devez payer pour obtenir un compte. Vous devrez consulter la rubrique complexe des prix pour savoir combien exactement, car les prix sont basés sur le nombre de personnes dans l’équipe, le niveau de service et la durée de l’engagement.

Monday.com ne facture pas par personne. Au contraire, il propose des prix pour les groupes jusqu’à un certain nombre de personnes. Par exemple, une équipe de cinq personnes au maximum commence à 49 dollars par mois. Une équipe de 20 personnes maximum est facturée 199 dollars par mois. Si votre équipe compte 16 personnes, vous devez payer pour un plan jusqu’à 20 personnes. Si votre équipe compte 60 personnes, vous devez payer pour un plan allant jusqu‘à 100 personnes. Plus la taille de votre équipe est proche du plafond, plus les tarifs seront raisonnables.

Outre le calcul de la taille de l’équipe, vous pouvez choisir parmi quatre niveaux de service : Basic, Standard, Pro et Enterprise.

Le plan de base commence à 39 € par mois pour cinq personnes et comprend 5 Go de stockage, un nombre illimité de tableaux et une assistance 24/7. Le plan de base a de sérieuses limitations. Vous n’avez pas accès aux lignes de temps, aux vues de calendrier, aux vues de carte, à la recherche avancée, au suivi du temps ou à d’autres fonctions que Monday.com considère comme avancées. Vous n’avez même pas d’intégrations. J’ai du mal à trouver une raison convaincante pour laquelle quelqu’un paierait pour ce niveau de service.

Le service standard commence à 49 € par mois pour cinq personnes. Il porte l’espace de stockage à 50 Go. Vous pouvez inviter des personnes extérieures à rejoindre votre conseil d’administration, mais, curieusement, elles comptent dans votre allocation de membre selon un ratio de 4 pour 1.

En d’autres termes, quatre invités comptent pour un membre. Avec la version Standard, vous bénéficiez des vues Chronologie, Calendrier et Carte qui sont absentes de la version Basique. Ce niveau comprend la recherche avancée, mais pas le suivi du temps.

Le plan Standard permet les intégrations, mais vous n’avez droit qu’à 250 actions entre deux applications intégrées par mois. Le plan Standard ajoute également la possibilité de mettre en place des automatismes, qui sont également limités à 250 actions par mois. Il s’agit du niveau le plus populaire, qui devrait être suffisamment robuste pour répondre aux besoins des petites équipes et des entreprises en expansion.

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Pro débute à 79 € par mois pour cinq personnes. Le stockage est illimité et vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités, à l’exception de quelques-unes qui sont réservées aux clients Enterprise (comme l’authentification unique, la conformité HIPAA et les journaux d’audit). L’allocation pour les intégrations et les automatisations va jusqu’à 25 000 actions par mois.

Les comptes Enterprise utilisent une tarification personnalisée et incluent toutes les fonctionnalités.

Pour n’importe quel plan de Monday.com et pour n’importe quel nombre de personnes, vous pouvez choisir de payer mensuellement, annuellement, ou pour deux ans à la fois, avec des réductions plus importantes pour les engagements plus longs.

Comment se comparent les prix de Monday.com ?

Les plans et le système de prix de Monday.com sont trop compliqués. Tout d’abord, il devrait y avoir un niveau de service gratuit pour ce produit. Deuxièmement, vous devez consacrer beaucoup de temps à l’étude de l’application et au suivi du nombre d’actions d’intégration que vous utilisez chaque mois pour déterminer le meilleur plan pour vous. Enfin, l’échelle des tarifs est tellement compliquée qu’il est difficile de la comparer avec d’autres applications similaires. Mais essayons.

Les applications comparables coûtent environ 12 à 13,50 € par personne et par mois pour leurs plans payants de premier niveau. Les prix de Monday.com semblent proches de cette fourchette si la taille de votre équipe est exactement la même que celle du nombre de personnes que vous payez. Sinon, le prix par personne est gonflé. Par exemple, si vous avez 16 personnes dans votre équipe mais que vous payez pour un nombre allant jusqu’à 20, le tarif par personne augmente. Si vous avez exactement 20 personnes et que vous payez pour 20, le prix par personne est conforme à la moyenne du marché.

Si l’on se penche sur des comparaisons plus directes, Airtable est un bon point de départ. Il propose un compte gratuit dont les fonctionnalités sont limitées, mais qui vous offre tout de même un généreux espace de stockage de 2 Go pour vos données. Les plans payants commencent à 12 € par personne par mois pour un plan Plus et vont jusqu’à 24 € par personne par mois pour Pro. Contrairement à Monday.com, Airtable ne vous facture que pour les personnes de votre équipe. Si vous ajoutez ou supprimez des membres de votre équipe au milieu d’un cycle de facturation, la société calcule les frais supplémentaires au prorata ou vous rembourse sous forme de crédit sur votre compte.

Trello est une autre application raisonnable à comparer à Monday.com. Comme Airtable, elle offre également un niveau de service gratuit. Le plan payant Business Class débute à 12,50 € par personne et par mois. Trello propose également un plan Enterprise, et il existe un outil interactif sur son site Web que vous pouvez utiliser pour générer une estimation de prix pour ce plan, en fonction du nombre de personnes dans l’entreprise.

Les prix d’Asana sont un peu plus élevés que ceux des autres applications mentionnées jusqu’ici, puisqu’ils commencent à 13,49 € par personne et par mois pour un compte Premium. Mais comme les autres, Asana propose un niveau de service gratuit, ce qui vous permet d’utiliser le produit indéfiniment s’il répond aux besoins de votre équipe ou si vous souhaitez acquérir une réelle expérience avant de passer à la version supérieure.

Qu’est-ce que Monday.com ?

Monday.com semble avoir évolué à partir de feuilles de calcul collaboratives. Imaginez Google Sheets entre les mains d’un designer extraordinairement compétent. Vous accédez à Monday.com comme une application web ou sur un appareil mobile (iOS et Android).

La configuration initiale est une simple grille. Vous choisissez ce qui doit y figurer. Les feuilles sont appelées ici des tableaux, et vous pouvez en avoir plusieurs en vue à tout moment. Monday.com présente également des similitudes avec les applications kanban, et il existe en effet une vue de tableau kanban que vous pouvez utiliser, mais ne nous emballons pas.

Chaque ligne contient généralement une tâche ou tout autre élément que vous souhaitez suivre. Les colonnes indiquent les différents attributs de cette tâche, tels que la date limite ou la personne désignée pour la réaliser. Vous définissez les colonnes comme vous le souhaitez et vous décidez des sélections disponibles pour chaque colonne.

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Par exemple, vous pourriez avoir des colonnes dédiées à différents états d’avancement. Disons que la tâche consiste à exécuter une commande en ligne. La première colonne pourrait indiquer si le paiement a été reçu.

Est-il dû, en attente ou payé ? La personne en charge du suivi des paiements pourrait mettre à jour cette cellule. La colonne suivante pourrait vous indiquer si les articles ont été préparés pour l’expédition.

Une personne du service de traitement des commandes pourrait mettre à jour cette cellule. La colonne suivante indique peut-être si une étiquette d’expédition a été imprimée. Le résultat est que toutes les personnes chargées de faire passer une vente du paiement à l’expédition peuvent mettre à jour la feuille en collaboration et suivre le processus.

Caractéristiques notables

Une fois que vous aurez commencé, vous voudrez explorer les différentes vues que vous pouvez ajouter à vos tableaux. La vue par défaut de type feuille de calcul s’appelle Tableau. Vous pouvez ajouter une vue Calendrier pour les tableaux qui contiennent des dates. La vue Plan est idéale pour les tableaux qui comportent un emplacement physique.

Il existe également des vues pour le tableau Kanban, le graphique et la chronologie. A mon avis, le site Monday com déteste les diagrammes de Gantt, mais la vue Ligne de temps est essentiellement une version allégée de ceux-ci. Appelez-la comme vous voulez, l’effet est le même. Vous voyez les tâches sous forme de barres d’écartement qui s’étalent sur les dates auxquelles le travail sera effectué. Il ne s’agit toutefois pas d’un véritable diagramme de Gantt, car il n’y a pas de dépendances.

Sinon, Monday.com excelle sur ce point:

de toutes les fonctionnalités de Monday.com, les intégrations et les automatisations sont peut-être les plus importantes.

Avec un niveau de service pris en charge, vous pouvez connecter votre compte Monday.com à d’autres applications utilisées par votre équipe. À ce jour, plus de 50 applications sont prises en charge, notamment Slack, Outlook, Microsoft Teams, Dropbox, Jira, Zendesk, Stripe, Toggl, BitBucket, Gmail, Google Calendar et Mailchimp. Les intégrations avec d’autres applications vous permettent de déplacer automatiquement les informations entre elles. Par exemple, vous pouvez synchroniser toutes les dates d’un tableau particulier avec votre Google Agenda. Lorsque vous ajoutez une nouvelle date au tableau, elle apparaît automatiquement dans votre Google Agenda. Les intégrations peuvent faire gagner du temps à votre équipe en éliminant la nécessité de copier des données d’un endroit à l’autre.

Les automatismes font aussi gagner du temps à votre équipe. Si vous avez déjà bricolé des produits de maison intelligente ou utilisé IFTTT, Zapier ou les raccourcis d’Apple, vous connaissez peut-être les automatismes. Essentiellement, une automatisation est une déclaration du type « si ceci, alors cela » (d’où le nom d’IFTTT) : « S’il est 18 heures, tamisez les lumières du salon », « Si quelqu’un marque une tâche terminée sur mon tableau de produits Monday.com, envoyez un e-mail à mon responsable », etc.

Monday.com dispose d’une liste d’automatismes déjà configurés. Vous pouvez choisir celles que vous voulez activer, puis les personnaliser pour qu’elles correspondent aux détails de votre travail. Par exemple, l’un des automatismes dit : « Chaque période de temps créer un élément » Lorsque vous choisissez cette automatisation, vous pouvez décider de la période de temps et de l’élément. Vous pouvez utiliser les automatisations pour les notifications, les changements d’état, les tâches récurrentes, ou même le déplacement d’une tâche d’un tableau à l’autre : « Lorsqu’une tâche du tableau A est marquée comme étant terminée, déplacez-la vers le tableau B. »

Caractéristiques de la gestion de la relation client (CRM)

Bien que vous puissiez adapter Monday.com à une variété de besoins orientés vers les projets, il se présente aussi spécifiquement comme une solution de gestion des ventes et de la relation client (CRM), c’est pourquoi nous l’avons inclus dans notre tour d’horizon des CRM pour petites entreprises afin de voir comment il se compare à d’autres produits que nous avons examinés.

Dès le début, nous avons vu beaucoup de similitudes entre Monday.com et HoneyBook, qui est également une solution complète de gestion d’entreprise qui arbore de solides crochets CRM. Alors que HoneyBook est un peu plus cher que Monday.com, il offre aux abonnés un nombre illimité de projets et de clients et se concentre davantage sur l’aspect CRM de la gestion d’une petite entreprise. 

Une autre différence est que, alors que HoneyBook est destiné aux petites entreprises, Monday.com propose plusieurs niveaux pour répondre aux besoins des entreprises en croissance et même des utilisateurs professionnels. Cela lui permet d’atténuer la différence entre son orientation globale vers la gestion d’entreprise et un CRM pur pour petites entreprises, comme Onpipeline ou, dans une moindre mesure, notre lauréat du Choix des rédacteurs dans cette catégorie, Salesforce Essentials.

Nos avis sur Monday.com et Notre évaluation:

D’une part, et à mon avis, Monday est axé sur les équipes et les projets, alors que les solutions CRM spécialisées sont axées sur les ventes et le pipeline, ce qui est évident dès le moment où vous configurez l’outil. Ainsi, bien que Monday.com offre quelques fonctions rudimentaires de vente et de CRM ainsi que des intégrations à des outils tiers, il est peu probable qu’il serve de centre nerveux de vente ou de centre de contact avec vos clients.

La question que les abonnés potentiels devraient se poser est de savoir si Monday.com couvre suffisamment de fonctionnalités CRM pour satisfaire leurs besoins de croissance pendant une période suffisante, ou s’ils auront besoin de migrer si rapidement qu’ils pourraient aussi bien opter pour une solution plus spécialisée immédiatement.

Lorsque vous installez Monday.com pour la première fois, un assistant basé sur le web vous aide à évaluer la taille de votre entreprise ainsi que vos principales exigences. La relation client est l’une de ces options et choisir cette sélection devrait vous donner l’opportunité de sélectionner l’option CRM simple. Cela ouvre des liens vers un modèle de pipeline de vente ainsi que vers un centre d’apprentissage CRM.

Il s’agit essentiellement d’un guide qui fournit des démonstrations vidéo préenregistrées avec des instructions pour synchroniser le courrier électronique, inviter des utilisateurs, personnaliser des modèles, vérifier les automatismes et ajouter des modèles.

La tarification de Monday.com semble raisonnable, mais le minimum de trois sièges risque d’étouffer les entrepreneurs ou les entreprises en phase de démarrage – ou qui veulent simplement essayer le service pour voir s’il répond à leurs besoins. Un essai de 14 jours est disponible, mais comme nous l’avons mentionné dans cet article proposant nos avis sur Monday com , cela donne à peine assez de temps pour évaluer toute la portée de la solution. Pour les utilisateurs existants de Monday.com qui ont un besoin urgent d’étendre leur activité au CRM, l’outil peut suffire.

Cependant, nous pensons que la majorité des petites entreprises qui recherchent uniquement la fonctionnalité CRM seront probablement mieux servies par des solutions plus ciblées pour les petites entreprises.

Gestion du travail et gestion de projet

Le plus grand obstacle pour Monday.com, et d’autres applications comme elle, est peut-être de trouver comment la classer. Chez NAP, nous faisons une distinction claire entre les applications de gestion de projet, les autres types d’outils de gestion du travail et les applications de collaboration d’équipe. Les distinctions ne sont pas toujours très claires, et il peut y avoir des chevauchements.

Dans tous les cas, Monday.com se situe dans la zone grise nébuleuse des applications de gestion du travail, et non de gestion de projet.

Alors pourquoi Monday.com n’est pas une application de gestion de projet ? Au sens le plus strict, les logiciels de gestion de projet sont conçus pour gérer des projets. Un projet a une date de début, une date de fin et un produit à livrer. Construire une maison est un projet. Le lancement d’un site web est un projet. Les projets sont différents des travaux en cours.

La correction de bogues, la rédaction d’articles de blog, la gestion d’une équipe de marketing, la réponse à des courriels d’aide sont des exemples de travail continu. Il existe également d’autres types de travail comme on l’indique dans cet article, qui ne sont ni permanents ni des projets. L’embauche d’un nouvel employé en est un exemple. Peut-on dire qu’il s’agit d’un projet ? Peut-être, si vous considérez que le « produit à livrer » est l’employé. Cela dit, l’embauche en général et le maintien du personnel d’une entreprise sont des tâches permanentes.

Les logiciels de gestion de projet peuvent gérer des projets importants et complexes, tels que l’envoi d’un vaisseau spatial habité sur la lune et son retour. Les applications de gestion du travail, quant à elles, sont bonnes pour visualiser l’image du travail au jour le jour et mauvaises pour créer un plan détaillé pour un projet qui pourrait prendre une décennie ou plus.

Lorsque vous vous inscrivez à un outil comme Monday.com, il est important d’avoir des attentes claires sur ce qu’il peut et ne peut pas faire. Si vous êtes à la recherche d’une application de gestion du travail, c’est un bon choix. Si vous avez besoin d’une application de gestion de projet, il est préférable de se tourner vers les applications qui entrent dans cette catégorie. Parmi les meilleurs choix, basés sur nos tests et critiques à PCMag, figurent Zoho Projects, Teamwork Projects et LiquidPlanner.

Quelques ajouts de valeur

En ce qui concerne les outils de gestion du travail, Monday.com s’en sort assez bien. Il est relativement facile à utiliser, et certaines de ses caractéristiques les plus remarquables sont des valeurs ajoutées. Son prix le retient, cependant.

En outre, la structure tarifaire élaborée de Monday.com rend difficile de déterminer le niveau de service dont vous avez besoin et de savoir si vous allez finir par payer trop cher (parce que vous pourriez ne pas avoir besoin de toutes les licences que vous devez payer).

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